La consultation : les bonnes pratiques

Découvrez les bonnes pratiques à appliquer pour une consultation réussie

Idée

Réaliser une consultation nécessite une préparation

Cela nécéssite certains prérequis :

  • Un portage hiérarchique et politique clair
  • Une bonne connaissance pratique et des compétences adéquates
  • Un temps dédié suffisant pour un tel projet

Sachez que ce n’est pas simplement de la communication, des résultats sont attendus de la part de vos commanditaires et participants, n’hésitez pas à bien vous entourer !

DÉFINISSEZ LES OBJECTIFS, LE PÉRIMÈTRE ET LES MOYENS DE VOTRE CONSULTATION

Comment bien préparer le cadre de votre consultation ?

  • Pensez à vos objectifs et à vos engagements
  • Préparez différentes ressources à mettre à la disposition des participants
  • Réfléchissez aux règles du jeu à instaurer
  • Définissez un calendrier de travail

Quel est l’outil le plus adapté à votre consultation ?

  • Renseignez-vous sur les différentes fonctionnalités propres à chaque outil proposé
  • Prenez en compte le niveau de difficulté de prise en main des outils
  • Regardez les tutoriels et testez les différents outils mis à disposition

Quel plan de communication élaborer ?

  • Mandatez un collaborateur qui maîtrise les sujets de communication : l’achat d’espace, de mots-clés, l’animation d’influenceurs, la rédaction d’articles, etc... N’hésitez pas à vous rapprocher de votre service communication
  • Définissez vos cibles prioritaires, vos canaux de communication et vos relais selon la thématique
  • Encouragez le commanditaire à communiquer
  • Garantissez un bon portage politique
  • Faites valider votre plan de communication par le commanditaire au préalable
Idée

Au lancement de la consultation, il ne faut pas relâcher vos efforts !

Il est important de vous concentrer sur les actions suivantes :

  • Mobiliser les participants pour créer une véritable communauté
  • Identifier les acteurs clés sur votre sujet de consultation et mobilisez les
  • Être réactif lors des échanges et garantir le respect des règles de la modération en tout temps
  • S'accorder du temps pour réaliser un reporting de qualité, si nécessaire

IMPLIQUEZ VOS PARTICIPANTS, SOYEZ RÉACTIFS POUR DES ÉCHANGES DYNAMIQUES

Quelles ressources fournir à vos participants ?

  • Élaborez une documentation qui servira à vos participants dans un souci de compréhension : lois, communiqués de presse, MOOCs, éléments objectifs du contexte, charte de la participation, etc...
  • Préparez une page d'accueil dédiée à votre consultation et des liens vers la documentation
  • Pensez à fixer les règles du jeu, déterminer les objectifs, afficher le calendrier et les images, diffuser la promesse, etc.

Comment structurer et organiser le contenu convenablement dans votre espace de consultation ?

  • Prenez la plateforme en main
  • Inspirez-vous d’exemples de précédentes consultations en ligne

Comment gérer efficacement votre consultation ?

  • Impliquez vos collaborateurs
  • Mobilisez vos interlocuteurs métiers et les personnes ressources à l’externe
  • Formez et mobilisez vos modérateurs et déterminez les modalités de reporting

Que faire en cours de consultation ?

  • Avertissez votre écosystème nouvellement créé et invitez les participants à l’ouverture de la consultation
  • Assurez une modération de la consultation en continu
  • Instaurez un réel dialogue avec les participants dans le respect de la charte de modération en veillant aux propos tenus
  • Communiquez en continu
  • Réalisez votre reporting une fois vos efforts de communication terminés
Idée

La clôture, c’est toujours le moment charnière !

Il faut tenir ses engagements et communiquer en fonction afin de démontrer qu'on respecte bien la promesse tenue aux participants. Pour cela, il vous est conseillé de :

  • Communiquer sur les suites réelles de la consultation
  • Expliciter vos arbitrages

REMERCIEZ VOS PARTICIPANTS ET TENEZ-LES AU COURANT DES SUITES DE VOTRE CONSULTATION

Que faire à la fin de la consultation ?

  • Remerciez les participants et annoncez-leur les suites prévues
  • Préparez la synthèse de votre consultation :
    • Analysez vos statistiques
    • Rédigez et publiez votre synthèse (envoi aux participants, publication sur le site)
    • Indiquez et communiquez les éléments retenus (mesures et chantiers à réaliser) suite à votre consultation
  • Organisez la gestion des données de votre consultation :